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如何使用番茄工作法

伟大的时间管理方法之“番茄工作法”

现如今,的确有很多非常成熟且合理的时间管理法,这些不同的方法往往具有不同的特点和优势,而且都经过实践的检验,可以说其中的一些方法已经成了公认的方法了。而这些时间管理方法也的确给了我们足够的帮助,尤其是一些对时间缺乏控制和约束力的人,以及一些工作方法不够正确的人,往往能够产生很大的助力。所以无论是企业还是个人,通常都会想方设法借助时间管理的方法来武装自己,帮助自己管理好时间,确保自己的时间更有效率,更有价值。

不过每个方法都有自己的特定情境,都有自己所需的运作模式,下面将一引起伟大的时间管理方法之“番茄工作法”,分享如下:

【番茄工作法】

番茄工作法是弗朗西斯科.西里洛于1992年提出的。按照相关规定,使用番茄工作法的人先选择一个待完成的任务,然后将蕃茄时间设定为25分钟,紧接着就专注工作,而且中途不允许做任何与该任务无关的事,也不允许其他外在的因素打扰。直到番茄时钟响起的时候,工作者在纸上画一个X短暂休息一下,再接着工作。在整个工作中,工作者可以在每4个蕃茄时段稍长时间休息一会。

一、番茄工作法具体步骤如下:

1、收集信息。

将今天要完成的几项任务全部列出来,并且将任务逐项写在列表里或者记在软件的清单里,这样可以保证自己在采用番茄工作法测试的时候不会因为搞不清楚自己准备做什么工作而被打断。 2、确定当天的任务并划分事项的优先级。

在确定的过程中,根据时间管理四象限原理,重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急的原则进行确定。

3、对选择的事项全力工作。

这一步骤也是番茄工作法的核心。此时,设定自己的番茄钟,可以采用定时器、软件、闹钟等都可以用来计时,每一次的时间是25分钟,这就是一次番茄钟的时间。在开始工作的时候,工作都要尽量全力进行工作,确保自己的工作不会被任何人、任何事打扰,直到番茄钟响铃或提醒。只要坚持了25分钟,就证明完成了1个番茄钟。

4、适度休息。

当番茄钟提醒后,工作者可以立即停下手中的工作,然后在列表里打一个X。这个时候工作者可以暂时休息一会,一般是5分钟的时间。在休息期间,可以适当放松、远视、喝茶等。 休息过后,继续下一个番茄钟,只要任务没有完成,番茄工作法可以一直循环下去,直至完成该任务,并在列表里将任务划掉。一般每4个番茄钟后休息30分钟。

二、使用番茄工作法时需要注意的原则:

1、要确保一个番茄时间(25分钟)是不可分割的,也就是说,工作者在工作过程中不能设置半个或一个半番茄时间,也不存在半个或者一个半番茄时间。

2、在一个番茄时间内如果做与任务无关的事情,比如出去喝了杯咖啡,或者抽空打扫了一下卫生,那么该番茄时间作废,必须重新开始。

3、番茄工作法只适用于工作时间内的时间管理,在非工作时间内,最好不要使用番茄工作法。比如用3个番茄时间出去打球,或者用5个番茄时间喝茶聊天,这样就没有任何必要了。

4、番茄工作法并没有一个所谓的标准,每一个工作者在进行自我测试的时候,只需要对自己负责,根本没有必要拿自己的番茄数据与他人的番茄数据进行比较。

5、番茄工作法虽然能够有效测量个人的时间管理水平与效果,但是番茄的数量不可能决定任务最终的成败,毕竟个人的工作能力和工作效率将会影响工作的质量。

6、番茄工作法通常是比较固定的,工作者还需制定一份适合自己的作息时间表。不一定所有的工作都要纳入番茄时间段里,一些重要的事情需要先做,关键要找到适合自己的工作节奏。

三、番茄工作法的意义:

1、可以有效地提高个人工作的专注度及工作效率。

2、减轻时间焦虑。

3、提高集中力和注意力,减少工作被打断的次数。

4、通过测试可以强化个人的决策意识以及决断力。

5、能够对工作者产生更大的激励,并且是持久激励。

6、进一步巩固工作者达成目标的决心。

7、完善整个预估的工作流程,确保保质保量地完成任务。

事实上,只要认真执行以上这些原则,然后按照正确方式和流程去做,就可以发挥番茄工作法的优势和效用。

四、如何使用番茄工作法?
 我们先来看番茄工作法的第一部分:工作。利用番茄工作法来进行工作,其实非常简单,只有三条原则:
第一,从你要做的事情中,选择一项最重要的,作为你当前的工作;
第二,设定一个 25 分钟的倒计时,作为你的工作时间;
第三,工作 25 分钟之后,休息5分钟,这 5 分钟你必须完全放下工作,可以去喝口水、听听音乐或者眯一会儿,总之要真正去休息。OK,如此循环,你就掌握了番茄工作法的最核心的要点。是不是很简单?以 25 分钟作为一个基本的单位,来进行自己的工作,这是番茄工作法最重要的核心之一,我们把这个 25 分钟称作一个「番茄钟」。你可能会问,每隔 25 分钟就休息一次,这样会不会太慢了,影响效率呢?你完全不必有这样的担心,25 分钟的时间,是经过很多人的实践和反馈才确定的。以 25 分钟作为一个番茄钟,会有很多好处。第一个好处是,25 分钟的时间,让我们更容易开始,而不会陷入拖延。我们最容易拖延的,就是那些不容易看到终点的工作。如果目前你有一项工作,是需要持续好几天,花费数十个小时才能完成的,那就非常容易引起拖延症的发作。我们都容易产生这样的心理,如果我们面对的是一场马拉松比赛,那我们无论心里就会想,无论是跑得快还是跑得慢,一时半会儿我们也到不了终点,既然这样,还不如跑慢些??墒侨绻颐敲娑缘氖?00米的比赛,那我们就更容易说服自己进行冲刺。所以,把番茄钟设定为25分钟,就是让我们可以把马拉松式的工作,也拆解成一段段的百米赛跑,自然,我们就能克服拖延症,用冲刺的心态高效工作了。第二个好处是,25 分钟的时间,可以让我们的工作安排更加灵活。前边我们提到,这个时代大家工作的一个痛点,就是我们的工作安排太容易被打断了,不论是自身遭受的诱惑,还是来自外界的干扰,我们即使想要拥有大段的工作时间,也往往难以如愿。如果你下定决心,要花整整三个小时完成一项工作,可是这个时候,领导来找你,同事来找你,面对他们的打断,你可能就不知道怎么处理,要么是你冷冰冰的回绝他们,影响大家之间的相处,要么是任由他们干扰了你的计划,你也会感觉非常沮丧。而如果以 25 分钟作为一个番茄钟,你的时间就可以安排的更加灵活。举个例子,当你正在完成一个番茄钟的时候,如果有同事来找你,你完全可以说,不好意思,我正在完成一项工作,请你稍等一下,十分钟之后我去找你,相信你的同事是愿意等这十分钟的。总之,用 25 分钟作为一个番茄钟,让我们无论面对内心的拖延,还是外界的打扰时,都可以更从容的应对,这也是番茄工作法最最有价值的一个创新。这里需要强调的一点是,一个番茄钟是不可以被打破的。如果你在一个番茄钟内做了其他的事情,比如你写了 15 分钟的报告,就忍不住去刷淘宝,那么这个番茄钟是无效的。之所以这样,就是为了让我们养成习惯,以番茄钟作为基本的时间单位。当然,如果你发现自己的注意力不能持续25分钟,或者你的工作真的是常常被打扰,那么你可以根据自己的情况,适当调整一个番茄钟的时间,比如可以设定为 15 分钟。但是请记住,一旦设定好番茄钟的时间,在这个时间内,就要认真完成你当下的任务,坚决捍卫自己的番茄钟不被打扰。

番茄工作法的第二部分,是记录想要更好的实践番茄工作法,我们需要记录三个方面的内容:第一是记录任务的完成情况,第二是记录临时冒出来的任务,第三是记录工作时的打断情况。记录任务的完成情况,主要是统计你在完成某个任务时,总共使用了多少个番茄钟。临时冒出来的任务有两种,一种是别人交办的,比如在你工作的时候,领导突然说,需要你把某某项目的资料调出来,他要重新看一看。另一种临时冒出来的任务是自己突然想到的,比如你正在写报告,突然想到,下周就是女朋友的生日了,可你还没有给她准备礼物。工作时的打断情况也分成两种,外部打断和内部打断,领导和同事来找你,你不得不放下手头的工作,这就是外部打断,你突然想到有重要的工作没有完成,获得实在忍不住,就是要刷一下淘宝或朋友圈,这就属于内部打断。你可能听完之后觉得有点头大,???要记这么多东西,那我还有没有时间工作了?别着急,其实你完全可以用一张纸,和几个简单的符号,就完成你的记录,只要你掌握适当的方法,根本不会占用你多少时间。具体要怎么做,我来给你举个例子。在你每天开始工作之前,拿出一张纸,列出你今天要做的事情。比如:第一,撰写关于A项目的报告;第二,准备后天关于A项目的汇报,制作PPT;第三,归档前一阵的重要文件资料。之后,你按照你的列出的待办事项,开始以番茄钟为时间单位,一项一项完成你的工作。当你打算开始一个番茄钟,做第一项工作时,就在待办清单的第一项后边画一个方框。当你这个番茄钟成功完成之后,在那个方框里打钩。如果你在撰写报告的时候,脑子里突然想到,要给女朋友挑生日礼物,这时,你可以花 5 秒钟的时间,在你的待办清单背面,记录下「记得给女朋友挑生日礼物」,这时,你的番茄钟不算被打断。如果你在撰写报告的时候,领导突然找你去开会,那么你不得不中断这个番茄钟,就在任务后边的那个方框里打个叉,代表这个番茄钟被中断,同时,记录下来被中断的理由。这样,一天的工作完成后,你的待办清单,就变成了工作记录。正面是每项任务的完成情况,你可以很清楚的看到,每项任务分别花费了多少番茄钟,在一天的工作中有多少次被打断,为什么被打断。而这张纸的反面,就是你记录下来的临时任务,可能是领导交办给你的,可能是同时拜托给你的,也可能是你自己想到的,那么这些任务就可能是你明天的待办事项。

番茄工作法的第三部分,是计划你可能会觉得有些奇怪,计划不是应该放在工作的前边吗?为什么变成了第三部分呢?事实上,大部分人做的计划,往往都是空想出来的,他们其实并不了解自己的真正的工作环境和真实的工作状态,做出来的,往往是一厢情愿的计划,这样的计划往往在实际工作中难以实现。而借助番茄工作法,尤其是我们积累下来的记录之后,我们就更容易做出切实可行的计划,更好的帮助我们高效工作。以往的记录,怎么来帮助我们制定更好的工作计划呢?你需要三步:第一步,收集你列出的临时任务,按照紧急和重要程度,纳入接下来几天的待办清单中;第二步,回看你以往的待办清单,看一看你为自己设定的每项任务,都需要多少番茄钟来完成,如果一项任务所需要的番茄钟大于7个,那就说明你为自己设定的任务太复杂了,你需要做的就是,下一次把类似的任务进行拆分。以章鱼自己来举例,这一篇关于番茄工作法的文章,整个耗时大概在 30 小时,也就是 60 个番茄钟,如果把这设定成一个大任务,那就太复杂了,不符合番茄工作法「把马拉松拆分成百米跑的精神」,所以,我会把他分成列出大纲、撰写文稿、修改文稿、排版等等很多个板块,这样,当任务一点点被拆分,就好像我们把一次长征设定了一个个小终点,向着每一个小终点冲刺的时候,我们才会更有干劲。第三步,分析一下以往工作中,你常常因为哪些人、哪些事造成中断?你在哪个时间段最容易造成中断?如果是自己的内部中断,比如说自制力的问题,那么,你可以每周给自己设定一个小目标,比如,本周允许自己的内部中断15次,到下周,就可以设定为12次,这样一点一点就,你能感受到自己的进步,你也会越来越自信。如果是外部中断,你可以分析,自己在哪个时间段「最受欢迎」,最容易被别人打断,如果真的是在某个时间段,会有大量临时任务涌进来,那么你可以干脆把这个时间空出来,专门承接临时任务。随着番茄工作法越用越熟练,慢慢地,你可以尝试预估自己的需要完成任务的时间,在列出待办事项之后,先预估一下需要多少个番茄钟才能完成,再和实际的结果进行对照,久而久之,你就会产生一种对于时间的精准把控,你也就进入了时间管理的更高境界了。

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